1. Verksamheten önskar en förändring

Verksamheten kan ha flera skäl till varför man vill byta affärssystem. Ofta handlar det om att man vill bli mer effektiv. Manuella moment tar allt längre tid och ger inget mervärde. Företag som har växt väldigt snabbt växer också ur sitt affärssystem. När verksamheten växer kommer ofta behov av integrationer mot andra system för att hitta effektiva lösningar. De mindre systemen klarar inte av det på samma sätt som större standardsystem.

Det kan också handla om en expansion utomlands och helt plötsligt behövs flerspråksstöd och valutahantering.

Krav som kommer från verksamheten är i grunden ett positivt skäl till att byta affärssystem. Hela syftet är att stödja verksamheten och öka sin effektivitet. Däremot ska man inte gå i fällan och tro att ett sådant projekt flyter på helt av sig självt. Det ledningen ser som positiva effektivitetsvinster kan medarbetare se som ett hot mot sina jobb.

Gör en noggrann analys av vad ni vill åstadkomma och jobba med att ta fram en gemensam målbild så ökar era chanser till ett lyckat projekt.

2. Yttre faktorer

Det är inte alltid ett företag har lyxen att själv välja när ett affärssystembyte ska ske. När staten stiftar lagar eller kommunen inför nya regelverk måste företagen helt enkelt rätta in sig i ledet. Ibland krävs det ett systemstöd för att uppfylla de nya kraven. Exempel på förändringar som har påverkat systemkraven är lagen om kassaregister, GDPR och omvänd byggmoms.

För företagen innebär de här kraven bara ett extra arbetsmoment. Det ökar inte effektiviteten, det genererar inga intäkter och det kommer inte bidra med någon förbättrad funktionalitet. I de här fallen kan det vara svårt att uppnå ett engagemang i systemgenomförandet. Det finns inget morot, bara piska.

För den här typen av projekt är det extra viktigt att jobba med förändringsledning. Ledningen måste ta ett starkt ägarskap om förändringen och måste stå bakom den, hur obekväm den än är.

3. IT-drivna projekt

Du sitter som VD och in kommer IT-chefen och säger: ”Vi måste gå över till REST-baserade API:er och lämna de SOAP-baserade. Vi behöver ett stort anslag för att bygga om våra plattformar.”

”Jaha” tänker nog flera personer. Vad innebär det? Vad händer om vi inte gör det?

En IT-avdelning har på sitt ansvar att upprätthålla en god infrastruktur och säkerhet. Självklart kräver det att system och plattformar uppdateras kontinuerligt. Många är de företag som har ett gammalt system som är helt oåtkomligt för de moderna systemen, men ändå går det inte att göra sig av med.

För att lyckas med de här projekten måste IT-chefen eller arkitekten lyckas övertala resterande ledningsgrupp varför ändringen är viktigt. Har ledningen därefter bestämt sig för att driva igenom förändringen, måste den också stå bakom arbetet. Den bästa infrastrukturförändringen är den som inte märks. Men det är också väldigt svårt att skapa ett intresse eller motivation från resten av organisationen att driva igenom projektet.

Säkerställ att det finns en testorganisation från verksamheten som är involverad. Ingen blir lycklig av ett lyckat infrastrukturprojekt, men vi kan garantera att de blir olyckliga av ett misslyckat projekt.

Sammanfattning

När ni påbörjar planeringen av ett affärssystemprojekt eller annat stort IT-projekt, fundera över vilka de bakomliggande skälen är. Är det verksamheten som driver på ändringen? Är det någon utanför företaget? Eller är det IT? Planera för att genomförande och mottagande kommer ha olika utmaningar beroende på vilket skäl som ligger bakom.